GDPR Personvernerklæring | 3ESS AS

Denne nye personvernerklæringen er publisert 15.juli 2019.

Vi er opptatt av å beskytte og respektere personvernet i samsvar med EUs personvernforordning (2016/679) av 27. april 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR). Denne personvernerklæringen forklarer når og hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan vi bruker dem, under hvilke omstendigheter vi kan videreformidle dem til andre, og hvordan vi ivaretar opplysningenes sikkerhet. Personvernerklæringen gjelder bruken av produktene våre og aktiviteter knyttet til salg, markedsføring og effektuering av kundeavtaler. Den gjelder også enkeltpersoner som søker jobb hos 3ESS AS.

Kort om 3ESS AS

Vi er et PROGRAMVARE selskap som opererer for det meste uten kontorer. Våre konsulenter er enten ute hos våre kunder eller på annen måte i bevegelse, eller benytter hjemmekontor. Alle våre løsninger sk. skybasert. Vår hovedadresse er  Brinkvegen 41, 9012 Tromsø. Norge. Vi kan kontaktes på epost: kal@3ess.no

Personopplysninger om deg samles inn hos oss?

• Når du ber om tilbud

• Når du bestiller en løsning

• Når du samhandler med oss personlig, gjennom korrespondanse, via telefon, i sosiale medier eller via websidene våre.

• Vi kan samle inn personopplysninger hvis de anses å være av berettiget interesse, og hvis denne interessen ikke overstiges av dine personverninteresser. Før dataene samles inn, foretar vi en vurdering for å forsikre oss om at det er etablert en gjensidig interesse mellom deg og oss

• Når vi samler inn personopplysninger fra andre legitime kilder, som tredjeparts datainnsamlere, markedsføringspartnere, offentlige kilder eller sosiale nettverk. Vi bruker bare disse dataene hvis du har gitt kildene samtykke til at de kan dele personopplysningene dine med andre.

Hvorfor samler vi inn og bruker personopplysninger?

Vi samler inn og bruker personopplysninger hovedsakelig for å utføre direktesalg, direkte markedsføring og kundeservice. Vi samler også inn opplysninger om leverandører, partnere og personer som søker jobb eller arbeider i selskapet vårt.

Vi kan bruke opplysningene dine til følgende formål:

• Sende deg markedsføringskommunikasjon som du har bedt om. Dette kan omfatte informasjon om produktene og tjenestene våre, arrangementer, aktiviteter og assosierte partneres produkt- og tjenestekampanjer. Denne kommunikasjonen er abonnementsbasert og krever at du samtykker til å motta den.

• Utføre direktesalgsaktiviteter i tilfeller hvor det er etablert en berettiget og gjensidig interesse.

• Sende deg informasjon om produktene og tjenestene som du har kjøpt fra oss.

• Svare på et «Kontakt meg»-skjema eller andre webskjemaer du har fylt ut på våre websider.

• Følge opp innkommende forespørsler, bestillinger, analyser , e-post, chat eller telefonsamtaler.

• Gi deg tilgang til våre ekstranett sider for bedre samhandling, eks. produktutvikling eller reklamasjoner.

• Utføre kontraktsmessige forpliktelser som ordrebekreftelse, faktura, påminnelser og lignende.

• Varsle deg om endringer eller kanselleringer.

• Kontakte deg for å utføre undersøkelser om hva du mener om produktene og tjenestene våre.

• Behandle en jobbsøknad.

Hjemmel for å samle inn personopplysninger

Innsamling av personopplysninger basert på samtykke

Vi samler inn samtykkebaserte personopplysninger ved hjelp av samtykkeskjemaer som lagrer dokumentasjonen knyttet til samtykket som gis av den enkelte. Individuelle samtykker vil alltid bli lagret og dokumentert i systemene våre.

Innsamling av personopplysninger basert på kontrakter

Vi bruker personopplysninger til å oppfylle forpliktelser knyttet til kontrakter og avtaler med kunder, partnere og leverandører.

Innsamling av personopplysninger basert på berettiget interesse

Vi kan bruke personopplysninger hvis det anses å være av berettiget interesse, og hvis personverninteressene til datasubjektene ikke overstiger denne interessen. For å etablere hjemmelen for datainnsamlingen foretas det vanligvis en vurdering som identifiserer en gjensidig interesse mellom oss og enkeltpersonen. Denne hjemmelen er primært knyttet til salgs- og markedsføringsformålene våre. Vi informerer alltid enkeltpersoner om hvilke personvernrettigheter de har, og om formålet med å samle inn personopplysninger.

Hvilken type personopplysninger samles inn?

Vi samler inn navn, telefonnummer, e-postadresse og stilling,  i tillegg til navnet på og kontaktinformasjonen til selskapet du jobber for. Vi kan også samle inn tilbakemeldinger, kommentarer og spørsmål som vi har mottatt fra deg i servicerelatert kommunikasjon og aktiviteter, som møter, telefonsamtaler, dokumenter og e-post. Fra websidene våre kan vi samle inn IP-adresser og handlinger utført på siden.

Hvis du laster opp bilder eller videoer, legger ut innlegg eller kommentarer osv. på våre sosiale sider, kan informasjonen leses av alle som har tilgang til disse sidene, og brukes til formål som verken vi eller du har kontroll over. Dermed har vi ikke noe ansvar for informasjon du sender til dit.

Hvis du søker på en jobb hos oss, samler vi inn opplysningene du gir under søknadsprosessen.

Vi samler ikke inn og behandler ikke spesielle kategorier med personopplysninger, som unike identifikatorer og sensitive personopplysninger.

Hvor lenge tar vi vare på personopplysninger?

Vi lagrer innsamlede personopplysninger så lenge vi mener det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Samtidig vurderer vi behovet for å svare på forespørsler fra deg eller løse mulige problemer, overholde lovfestede krav under gjeldende lovgivning og behandle lovfestede krav/klager. I tillegg tar vi beskyttelsesformål i betraktning.

Dette betyr at vi kan oppbevare personopplysningene dine i en rimelig periode etter din siste samhandling med oss. Når personopplysningene som vi har samlet inn, ikke lenger er nødvendige, sletter vi dem på en sikker måte. Vi kan behandle opplysningene for statistiske formål, men i slike tilfeller vil opplysningene bli anonymisert.

Rettigheter til egne personopplysninger

Du har følgende rettigheter til personopplysningene dine:

• Rett til å be om en kopi av personopplysningene som vi har om deg.

• Rett til å be oss korrigere personopplysningene hvis de er unøyaktige eller utdaterte.

• Hvis du er kunde eller partner og har registrert en profil på en ekstranett samhandlingside, kan du oppdatere brukerprofilen ved å logge på velge «Rediger profil».

• Rett til å be om at personopplysningene slettes når det ikke lenger er nødvendig for oss å oppbevare slike data.

• Rett til når som helst å trekke tilbake et samtykke til at vi kan behandle personopplysningene dine.

• Hvis du ønsker å trekke tilbake dette samtykket, kan du kontakte oss for endre  “abonnementene” som inngår i kommunikasjonen. Merk at du fortsatt kan motta administrativ kommunikasjon, som ordrebekreftelser, endringer eller kanselleringer.

• Rett til å be om at vi  gir deg personopplysningene dine og om mulig videresender disse opplysningene direkte (i et overførbart format) til en annen dataansvarlig når behandlingen er samtykke- eller kontraktsbasert.

• Rett til å be om at ytterligere databehandling begrenses dersom det har oppstått en tvist om nøyaktigheten eller behandlingen av personopplysningene dine.

• Rett til å motsette deg behandlingen av personopplysninger dersom databehandlingen er basert på berettiget interesse og/eller direkte markedsføring.

Alle spørsmål om personvernrettigheter skal sendes til daglig leder, Kurt Arild Larsen, kal@3ess.no

Bruken av informasjonskapsler og nettvarder

Vi bruker informasjonskapsler og nettvarder til å samle inn informasjon mens du navigerer på selskapets websider (websidens navigasjonsinformasjon). Denne informasjonen omfatter standardinformasjon fra nettleseren din, som nettlesertype og nettleserspråk, IP-adresse (Internett-protokoll) og handlingene du utfører på selskapets websider, som websidene du ser på og koblingene du klikker på.

Informasjonen brukes til å få websidene til å fungere mer effektivt, samt til å gi eierne av siden forretnings- og markedsføringsinformasjon. Vi samler også inn informasjon om operativsystem, refererende side, banen gjennom webområdet, ISP-domene osv. Formålet er å forstå hvordan besøkende bruker et webområde. Informasjonskapsler og lignende teknologi hjelper oss til å skreddersy webområdet etter dine personlige behov samt til å oppdage og forebygge sikkerhetstrusler og misbruk. Hvis informasjonskapsler og nettvarder brukes alene, vil de ikke identifisere deg personlig.

Deler vi opplysningene dine med noen?

Vi verken deler, selger, leier eller utveksler opplysningene dine med tredjeparter uten ditt samtykke, med unntak av det som beskrives nedenfor.

Tredjeparts tjenesteleverandører som jobber på våre vegne:

Vi kan sende opplysningene dine videre til våre distributører, agenter, underleverandører og andre assosierte organisasjoner med det formål at de skal levere tjenester til deg på våre vegne.

Tredjeparts produktleverandører som vi samarbeider med:

Vi samarbeider med ulike tredjeparts leverandører både innland og i utland for å tilby deg våre tjenester.

Når du spør om eller kjøper ett eller flere av disse produktene, vil den aktuelle leverandøren bruke opplysningene dine til å gi deg informasjon og utføre forpliktelsene som følger av kontrakter du har inngått med dem.  Vi deg til å lese deres retningslinjer for personvern. Disse tredjeparts leverandørene deler opplysningene dine med oss, og vi bruker disse opplysningene i samsvar med denne personvernerklæringen.

Hvis lovpålagt:

Vi offentliggjør personopplysningene dine dersom det er pålagt ved lov, eller dersom vi som selskap med rimelighet mener at denne offentliggjøringen er nødvendig for å beskytte selskapets rettigheter og/eller for å overholde krav i forbindelse med en rettssak eller rettskjennelse. Vi vil imidlertid gjøre det vi kan for å sikre at personvernrettighetene fortsatt beskyttes.

Bruk av underleverandører (Tjeneste og opplevelses leverandører)

Vi kan bruke underleverandører til å behandle personopplysninger på våre vegne. I så fall har vi ansvar for å påse at de forplikter seg til å følge denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlovgivning ved å signere en databehandlingsavtale.

Hvis underleverandøren behandler personopplysninger utenfor EU/EØS-området, må slik behandling være i samsvar med rammeverket EU-US Privacy Shield, EUs standardkontraktsvilkår for overføring til tredjeland eller et annet spesifikt fastsatt rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger til et tredjeland.

Hvis vi inngår avtale med en ny underleverandør eller bytter ut en underleverandør som er knyttet til noen av våre likeverdig produkter, vil våre gjester / kunder bli varslet. Vi har til enhver tid en oppdatert oversikt over godkjente underleverandører eller partnere.

Endringer i denne personvernerklæringen

3ESS AS forbeholder seg retten til når som helst å endre denne personvernerklæringen. Den gjeldende versjonen vil alltid være tilgjengelige på websidene våre. Vi oppfordrer deg til å sjekke personvernerklæringen fra tid til annen for å forsikre deg om at du er fornøyd med eventuelle endringer.

Hvis vi gjør endringer som endrer personvernpraksisen betydelig, varsler vi deg på e-post eller ved å legge ut en melding på websidene våre før endringen trer i kraft.

Retten til å registrere en klage hos en tilsynsmyndighet

Hvis du er misfornøyd med måten personopplysningene dine er behandlet på, må du kontakte daglig leder, Kurt Arild Larsen, Kal@3ess.no  evt mobil +47 90549997.

Hvis du fortsatt er misfornøyd, har du rett til å henvende deg direkte til Datatilsynet for å få en avgjørelse.
www.datatilsynet.no