Automatisering av arbeidsprosesser

Hva er automatisering av arbeidsprosesser? Hvorfor skal vi automatisere? Hva kan automatiseres?

Noen tanker du kanskje har gjort deg. 

"Du jobber hardt, men det føles likevel som at døgnet ikke har nok timer. Høres det kjent ut? Automatisering kan være redningen" 

Det er mange spørsmål som kan relateres til dette temaet.

Vi kan tenke oss at enhver bedrift eller organisasjon ønsker å øke sin produksjon med de tilgjengelig ressurser bedriften rår over. Vi tenker på menneskelige ressurene. Automatiserte løsninger med fokus på høy produktivitet, riktig kvalitet og effektiv bruk av ressurser sikrer god lønnsomhet for kundene våre.

Automatisering av oppgaver kan vise seg å være en suksess eller vinnerstrategi,  uavhengig av størrelsen på bedriften eller typen bedrift. Det kan endre  bedriften din radikalt ved at dere sparer tid  og man får  mer fornøyde medarbeidere. Bruk av automatiserings programvare kan også bety færre menneskelige feil, som igjen kan bety at bedriften sparer penger.

De er mange grunner til å automatisere arbeidsprosessene i dagens bedrifter.

Vi skisserer noen nedenfor. Listen er selvsagt ikke fullstendig. Din bedrift er den som kjenner best hvor skoen trykker. Automatisering av prosesser betyr at en programvare kan brukes til å kjøre prosessene dine sømløst og automatisk.

Du sparer tid

Automatisering handler om å forenkle rutinemessige oppgaver ved å la en programvare ta seg av dem. Vi automatiserer for eksempel denne kontakt meg jobben. Se blåe Kontakt meg boblen i høyre hjørne. Dine kontakt meg data sendes via små programvare snutter direkte inn til vår Salgstøtte løsningsmodul Proposal. Datene fylles automatisk inn i denne APPen som da er klar for videre handlinger, litt avhengig av hva vår kontakt ønsker. Hvis vi sender et tilbud ut til vår kontakt,- vil tilbudet bli fulgt opp automatisk etter forhåndsbetsemte regler. Disse reglene settes ned av de bedrifter vi jobber med.  Med  automatisering kan tidkrevende oppgaver utføres raskere og du sparer tid.

Nøyaktighet og økt kvalitet

En ulempe ved manuell håndtering av oppgaver er muligheten for feil.  Det er menneskelig å feile, spesielt i en travel hverdag og når vi håndterer mange ulike oppgaver og  informasjonsmengder. I manuelle prosesser er det alltid en risiko for at et trinn eller to i prosessen kan bli glemt. Når  en prosess automatiseres, fjernes slike muligheter for å gjøre feil, og  prosessen blir mer nøyaktighet og kvaliteten økes.

Punktlighet og risiko

Ved å automatisere arbeidsprosessene dine sikrer du at prosessene alltid utføres på samme måte og evt til samme tid – og kanskje aller viktigst til rett tid. Hvis du for eksempel driver med prosjekter og kontrakter, vil du ved å ha automatiske oppfølginger av terskekverdier unngå å overse eller glemme bort viktige oppgaver. Automastiske varslinger og tidsbestemte oppgaver på bedriftskritiske elementer vil gi økt verdi for selskapet og dets samhandlingspartnere. 

Prosedyrer

Automatisering av forretningsprosesser bør følge bedriftens standardprosedyrer som gir deg et klart og forutsigbart bilde av hvordan prosessene  håndteres. Når prosessene automatiseres, blir det lettere å gjenkjenne  og følge et rammeverk for en gitt policy, og det sikrer at prosessene  aldri avviker fra dette rammeverket.

Fornøyde medarbeidere

Med automatisering kan kjedelige og monotone arbeidsopgaver fjernes eller reduseres for medarbeidere. Automatisering kan ta over  slike oppgaver og på den måten frigjøre tid som medarbeiderne kan bruke  til mer utfordrende og givende oppgaver, som betyr mer tilfredse  medarbeidere. Tilfredse medarbeidere presterer bedre og blir som regel  værende i jobben lenger. Som en bonus er også fornøyde medarbeidere  mindre utsatt for stress og andre jobbrelaterte sykdommer.